Wat zijn Sjablonen?

Zie een sjabloon als een digitale opmaak voor je dagelijkse administratie. In plaats van je een algemeen Transcript te geven van een opgenomen vergadering of van meerdere geüploade documenten, neemt een sjabloon die ruwe informatie en ordent het die automatisch in precies het formaat dat je voor je werk nodig hebt.

Het werkt als een handig kader dat je notities meteen omzet in een nette, professionele tekst, zodat alles in de stijl en toon blijft die je team verkiest.

Voorbeelden van Sjablonen

Afhankelijk van de behoeften van je team kunnen sjablonen zo worden gebouwd dat ze meteen het volgende genereren:

• Dossiernotities voor maatschappelijk werk
• Education, Health and Care Plans (EHCP)
• Beoordelingen en intakesamenvattingen
• Gestructureerde plannen
• Supervisies

Waar sjablonen worden gebruikt

Sjablonen werken op twee manieren binnen Beam Notes:

• Opnames: Wanneer je een vergadering opneemt of uploadt, bepaalt het sjabloon de samenvatting die uit het Transcript wordt gegenereerd en ordent het het gesprek in de secties en koppen die je team gebruikt.
• Rapporten: Als je organisatie ervoor gekozen heeft om de functie Maken beschikbaar te stellen, worden sjablonen ook gebruikt om verzorgde rapporten te maken op basis van de documenten, opnames en bestaande Beam Notes die je uploadt. Het sjabloon bepaalt de structuur en de stijl van het afgewerkte rapport.

Waar komen sjablonen vandaan?

Sjablonen worden door Beam ontwikkeld in samenwerking met je organisatie. De meeste worden zorgvuldig opgebouwd samen met teammanagers, zodat het resultaat aansluit bij de documenten waarmee je team het vaakst werkt, tot en met de koppen, de structuur en de toon.

Naast deze sjablonen op maat is er ook een verzameling kernsjablonen beschikbaar voor organisaties. Bijvoorbeeld:

• Algemene vergadering: Een universeel sjabloon dat geschikt is voor de meeste vergaderingen. Het ordent je opname onder AI-gegenereerde koppen en geeft een algemeen overzicht.
• Dossiernotitie: Een gestructureerd sjabloon om casuswerk vast te leggen in een consistent, professioneel formaat.

Welke sjablonen heb ik?

Sjablonen kunnen op drie niveaus beschikbaar worden gesteld:

• voor je hele organisatie

• voor specifieke team(s)

• of voor individuele gebruiker(s) - meestal voor testdoeleinden

Dit betekent dat de sjablonen die jij hebt kunnen verschillen van die van een collega, afhankelijk van hoe je organisatie alles heeft ingesteld. Als je denkt dat er een sjabloon ontbreekt in je Account, neem dan contact op met je teammanager of projectverantwoordelijke.

Nieuwe sjablonen of wijzigingen aanvragen

Sjablonen zijn ontworpen om mee te evolueren met de behoeften van je team. Als een sjabloon moet worden bijgewerkt, of als je team baat zou hebben bij een nieuw sjabloon, zijn er twee mogelijkheden:

• Sjablooncentrum: Organisatiebeheerders kunnen nieuwe sjablonen en aanpassingen aan bestaande sjablonen rechtstreeks in het platform aanvragen, en teammanagers kunnen updates aanvragen voor de sjablonen die hun teams gebruiken. Zodra een aanvraag is verzonden, plant ons team mogelijk een kort gesprek in om je wensen te begrijpen, en het nieuwe sjabloon of de wijziging is doorgaans ongeveer twee weken na dat gesprek klaar.
• Via je organisatie: Als je geen toegang hebt tot het Sjablooncentrum, neem dan contact op met je teammanager of projectverantwoordelijke, die de aanvraag namens jou bij Beam kan indienen.