Hoe je je Beam Note bewerkt – Helpcentrum

Je kan de video bekijken of de tekstgids hieronder lezen om meer te weten te komen over hoe je je Beam Note bewerkt met prompts in de Chat-functie. We hebben twee formats beschikbaar, aangepast aan jouw leerstijl.

Videogids

Tekstgids

Prompten is gewoon de manier waarop je de AI in Beam Notes instructies geeft om je samenvatting te verfijnen, de opmaak te wijzigen of vervolgacties te vragen. Leren hoe je doeltreffend prompt is de beste manier om je sjablonen aan te passen en de waarde van je vergaderingen te maximaliseren.

Telkens wanneer je een Beam Note opneemt, zie je rechts van je samenvatting een aparte chatfunctie. Beschouw deze chatinterface als je controlecentrum voor prompts.

Wat kan je doen met prompts?

Je kan het chatvenster op de volgende manieren gebruiken om met je notities te werken:

Samenvatting of Chat-functie: Geef aan waar je de bewerking(en) wil zien, bijv. 'herschrijf de samenvatting met opsommingstekens over de besproken medicatie van de cliënt'.
Je samenvatting bewerken en opmaken: Herstructureer de lay-out, pas specifieke professionele kaders toe of wijzig de toon voor verschillende doelgroepen.
Specifieke informatie extraheren: Doorzoek het transcript om letterlijke citaten, specifieke details of antwoorden op vragen over de vergadering op te halen.
Vervolgacties uitvoeren: Stel meteen e-mails, brieven aan belanghebbenden of actielijsten op, volledig gebaseerd op wat besproken werd.

Hier vind je meer details over hoe je met prompts het meeste uit je Notities haalt:

1. De samenvatting bewerken

Je kan Beam Notes sturen om de structuur, toon, details of lay-out van je gegenereerde concept aan te passen. Korte, duidelijke zinnen werken het best bij het bijwerken van tekst.

Gestructureerde kopteksten toepassen: Herschrijf de samenvatting volgens een gewenste organisatiestructuur.
Voorbeeld: “Herschrijf de samenvatting, neem alles op wat gezegd werd en orden het onder de volgende genummerde kopteksten: 1. Achtergrond, 2. Cognitie, 3. Communicatie, 4. Fysieke gezondheid, 5. Zelfzorg.”
Subkopteksten toevoegen: Ga dieper in op specifieke secties voor meer duidelijkheid.
Voorbeeld: “Voeg binnen elke sectie subkopteksten toe voor ‘Behoeften’ en ‘Sterktes’.”
Missing secties opnemen: Voeg volledig nieuwe onderdelen toe nadat het eerste concept gegenereerd is.
Voorbeelden: “Voeg sectie 6 toe met de titel Acties, en vermeld daarbij de verantwoordelijke voor de actie en de deadline.” of “Voeg een laatste sectie toe die de vergadering in haar geheel samenvat.”
Extra tekst opnemen: Verwerk externe details in je bestaande document.
Voorbeeld: “Neem dit op in de samenvatting: [tekst plakken]. Voeg het toe binnen de bestaande kopteksten.”

2. Kaders en herschrijvingen voor doelgroepen

Beam Notes kan zijn output volledig aanpassen aan specifieke professionele kaders of de toon bijstellen voor externe belanghebbenden.

Kaders toepassen (bijv. SMART-doelen of GROW-beoordelingen): Zet vergadergegevens om in gestructureerde doelen of professionele evaluatiemodellen.
Voorbeelden: “Geef me deze aanbevelingen als SMART-doelen. Werk dit bij in de samenvatting.” of “Schrijf een GROW-beoordeling van deze vergadering uit.”
Herschrijven voor specifieke doelgroepen (bijv. een kind): Je kan Beam Notes vragen om een samenvatting te herschrijven als een brief aan een kind, in taal die past bij zijn of haar leeftijd.
Voorbeelden: “Herschrijf de samenvatting als een brief gericht aan het kind, in taal die geschikt is voor een leesniveau van 7 jaar.” of “Herschrijf de samenvatting in vriendelijke taal die geschikt is voor een twaalfjarige.”

3. De opname doorzoeken en citaten extraheren

Je hoeft niet alleen de tekst te wijzigen; je kan het chatvenster ook gebruiken om het transcript van de vergadering te onderzoeken.

Het transcript doorzoeken: Stel specifieke vragen over wat er tijdens de sessie gebeurd is.
- “Wat zei [persoon X] over de mobiliteit van haar zoon?”
- “Welke medische aandoeningen heeft de cliënt en welke medicatie neemt hij of zij?”
- “Wie was aanwezig op de vergadering?”
- “Heeft Samantha de leeftijd van haar dochter vermeld?”
- “Waren er tegenstrijdigheden in de bespreking?”
Letterlijke citaten toevoegen: Haal woordelijke tekst terug in je samenvattingsdocumentatie.
Voorbeeld: “Werk de samenvatting bij met letterlijke citaten van [persoon X] over [onderwerp Y]. Minimum [X] citaten.”

4. Communicatie opstellen en vertalen

Kijk verder dan de samenvatting en voer administratieve en opvolgingstaken uit die volledig gebaseerd zijn op de informatie die tijdens je opgenomen vergadering besproken werd.

Brieven en e-mails opstellen: Genereer snel professionele correspondentie voor collega's of externe instanties.
- “Schrijf een conceptbrief aan de huisarts over deze vergadering.”
- “Schrijf een e-mail aan mijn collega over de vergadering.”
Vertaling: Zet samenvattingen of opgestelde communicatie om naar andere talen.
Voorbeeld: “Vertaal de brief naar het Roemeens.”

Best practices voor doeltreffend prompten

Om tijd te besparen en de meest nauwkeurige resultaten te krijgen, beschouw je prompten als het "bij de hand nemen" van de AI, zodat die precies doet wat jij wil. Wanneer Beam Notes je vraagt: "Hoe kan ik helpen? Ik ben hier om bewerkingen of wijzigingsverzoeken voor je uit te voeren," houd dan de volgende principes in gedachten:

Principe	Beschrijving van de best practice
Wees instructief & specifiek	Geef precies aan wat de wijziging is en waar die moet gebeuren. Gebruik expliciete formuleringen zoals "Herschrijf de samenvatting" of "Schrijf in deze chat", zodat de AI weet waar de output moet komen.
Houd het bondig	Houd instructies kort. Als je meerdere verschillende wijzigingen wil aanbrengen, splits je die veel beter op in afzonderlijke prompts in plaats van ze samen te bundelen in één lange paragraaf.
De "menselijke test"	Als een collega aan je toestel zou gaan zitten, je prompt zou lezen en meteen precies zou weten wat je vraagt, dan begrijpt Beam Notes het ook. Vage vragen leveren vage resultaten op.
Bewerkingslimieten beheren	Vermijd meer dan 10 wijzigingen in één samenvattingsnotitie, want een te lange reeks bewerkingen kan het systeem soms in de war brengen. (Opmerking: je kan onbeperkt vragen stellen in het chatvenster; deze limiet geldt alleen voor het herschrijven van de hoofdnotitie).
Bereid je voor vóór een doelgroepwissel	Wanneer je een samenvatting herschrijft voor een andere doelgroep (zoals een kind), breng dan vooraf zo weinig mogelijk handmatige bewerkingen aan (idealiter enkel naamswijzigingen). De lay-out aanpassen na veel handmatige wijzigingen verhoogt het risico op inconsistenties in de tekst.

Problemen oplossen en laatste tips

Beschouw de chatfunctie als een doorlopend gesprek. Als een prompt niet werkt of een onverwacht resultaat geeft, verwijder je gewoon het promptverzoek, herformuleer je het duidelijker en probeer je opnieuw.
Wil je iets veranderd zien? Vraag het gewoon. Als Beam Notes het kan, doet het dat!
Je samenvatting resetten: Als de samenvatting er niet helemaal juist uitziet, kan je die eenvoudig resetten. Klik gewoon op de drie puntjes rechtsboven in je samenvatting en selecteer Samenvatting resetten.
Als je notitie lijkt vast te zitten op de status "rewriting" of "thinking", vernieuw dan je webpagina. Is de notitie na het vernieuwen nog steeds niet bijgewerkt, neem dan contact op met ons supportteam.

Meer hulp nodig? Neem contact met ons op via e-mail:

Disclaimer

Beam Notes is geen ChatGPT, Google of andere zoekbrowser. Het heeft geen toegang tot informatie buiten het transcript van de vergadering of de kennisbank van je organisatie (als die ingeschakeld is) en kan die dus ook niet geven.

Beam Notes geeft geen professioneel advies of professionele aanbevelingen.

Het gedrag van generatieve AI kan variëren. Niet alle prompts werken elke keer op dezelfde manier en resultaten kunnen verschillen tussen samenvattingen.

Als je regelmatig de kopteksten van Algemene vergadering moet aanpassen, is een aangepast sjabloon aanvragen voor je organisatie de betrouwbaarste aanpak.