Aan de slag met Sjablonen in Beam Notes

Een Sjabloon is een set vooraf gedefinieerde instructies die Beam Notes precies vertelt hoe je gesprekken samengevat en geordend moeten worden. Door sjablonen te gebruiken, zorg je ervoor dat je documentatie consistent en professioneel blijft en perfect is afgestemd op de behoeften van je specifieke workflow.

Wat bepalen sjablonen?

Sjablonen geven je volledige controle over de opbouw en het taalgebruik van je uiteindelijke notitie:

• Structuur: Bepaalt welke koppen en secties worden opgenomen.

• Volgorde: Legt de exacte volgorde vast waarin de informatie verschijnt.

• Detail: Bepaalt of het resultaat een beknopte notitie of een uitgebreide, diepgaande analyse is.

• Stijl: Past de toon en de opmaak aan (bv. gestructureerde opsommingstekens versus volledige lopende tekst).

Types sjablonen

Beam Notes biedt twee hoofdtypes sjablonen:

1. Sjablonen op maat: Op maat gebouwde sjablonen die in samenwerking met je organisatie zijn ontworpen. Ze sluiten aan bij je specifieke interne rapportformaten en zorgen ervoor dat verplichte gegevensvelden altijd worden vastgelegd.

2. Algemene samenvatting: Een flexibele, AI-gestuurde standaardoptie. Deze past zich automatisch aan je gesprek aan en groepeert de belangrijkste thema's in een heldere, overzichtelijke samenvatting zonder strikte opmaakbeperkingen.

Een sjabloon bekijken of wijzigen

Je kunt het sjabloon van een bestaande Notitie op elk moment wijzigen. Volg deze stappen om je sjabloon te wijzigen:

1. Open een Notitie: Klik op de Notitie die je opnieuw wilt opmaken.

2. Zoek de knop Sjabloon: Kijk boven de samenvattingstekst en onder de titel van de notitie. Je ziet een knop met het label Sjabloon (naast Opname(s) en + Audio toevoegen).

3. Open het menu: Klik op de grijze pijl omlaag rechts van de knop Sjabloon om het vervolgkeuzemenu te openen.

4. Zoeken & selecteren: Scroll door de lijst of gebruik de ingebouwde zoekbalk om het gewenste sjabloon te vinden.

5. Toepassen: Klik op de sjabloonnaam. Je Notitie wordt automatisch herschreven en opnieuw opgemaakt volgens de nieuwe structuur.

💡 Handige tip: Selecteer altijd het gewenste sjabloon voordat je handmatig extra inhoud in de Notitie typt of toevoegt. Als je eerst handmatige bewerkingen doet en daarna van sjabloon wisselt, kunnen die bewerkingen verloren gaan tijdens het automatisch herschrijven.

Nieuwe sjablonen of wijzigingen aanvragen

Toegang tot het Sjablooncentrum is beperkt tot managers en dienstverantwoordelijken via het tabblad Beheren in de linkerzijbalk.

Als je WEL een Sjabloon Manager bent:

1. Ga naar het tabblad Beheren in de linkerzijbalk.

2. Klik bovenaan de pagina op het tabblad Sjablonen om het Sjablooncentrum te openen.

3. Dien je aanvraag voor een nieuw sjabloon of een aanpassing in door onze Handleiding Sjablooncentrum te volgen.

Als je GEEN Sjabloon Manager bent:

• Aanvragen: Bespreek met je directe manager welke specifieke opmaak je nodig hebt. Zij dienen de aanvraag in bij ons Forward Deployed Engineering (FDE)-team.

• Feedback: Deel de aanpassingen of iteraties die je wilt met je manager. Zij kunnen feedback rechtstreeks via Notes indienen.

• Ondersteuning: Als je niet zeker weet wie je toegewezen manager is, neem dan contact met ons op via [e-mail].

Veelgestelde vragen (FAQ's)

Kan ik tussen sjablonen wisselen?

Ja! Je kunt binnen een notitie zo vaak van sjabloon wisselen als je wilt en indien nodig terugkeren naar vorige sjabloonversies.

Hoeveel sjablonen kan onze organisatie hebben?

Er is geen limiet. Je kunt zoveel sjablonen op maat hebben als je organisatie nuttig vindt.

Kan ik zelf een sjabloon van nul maken?

Nee. Om de hoogste nauwkeurigheid en prestaties te garanderen, worden alle sjablonen gebouwd door ons gespecialiseerde Forward Deployed Engineering (FDE)-team, na een officiële aanvraag van je manager.

---

Meer hulp nodig? Neem contact met ons op via e-mail:

• VK en EU: [e-mail]
• VS: [e-mail]
• AU: [e-mail]