Veelgestelde vragen

Waarom is er geen Beam Notes-app?

• Beam Notes is momenteel een webapp, om veiligheidsredenen.
• Samenvattingen worden niet op persoonlijke toestellen bewaard, om gevoelige informatie te beschermen.
• Met een webapp kan de informatie niet worden geraadpleegd als een toestel verloren of gestolen is.
• Dit kan in de toekomst veranderen, maar voorlopig heb je veilig toegang tot Beam Notes via de webapp.
  
  

Kan ik met 2 verschillende toestellen tegelijk een opname maken?

• Nee, je kan maar één opname tegelijk maken, vanaf één toestel. Als je opneemt met je telefoon, kan je geen tweede opname starten op je telefoon of je laptop. In plaats daarvan wordt je gevraagd om de eerste opname op te slaan voordat je de volgende start.

  Kan ik samenvattingen bewerken vanaf mijn telefoon?

• Nee, momenteel kan je je samenvatting alleen bewerken of wijzigen vanaf je laptop.
• Daarom raden we aan om je telefoon te gebruiken als belangrijkste opnametoestel en je laptop als belangrijkste bewerkingstoestel.
• Je kan indien nodig nog steeds opnemen met je laptop.

Beam Notes gebruiken

Wat als iemand niet opgenomen wil worden?

• Als iemand geen toestemming geeft om opgenomen te worden, kan je Beam Notes niet gebruiken om het gesprek op te nemen en moet je op een andere manier notities nemen.
• Tot nu toe merken we dat bezwaren van cliënten het gebruik van Beam Notes niet noemenswaardig hebben beïnvloed.
• We hebben ook een eenvoudig script dat uitlegt wat Beam Notes is – zodat gebruikers erop kunnen terugvallen als hun cliënten vragen stellen. Zo is het makkelijk om uit te leggen waarom ze het gebruiken.
• Hou het eenvoudig – het is een hulpmiddel om notities te nemen. Dezelfde informatie wordt genoteerd en in het systeem ingevoerd, of Beam Notes nu gebruikt wordt of niet.

Wat gebeurt er als je telefoon rinkelt tijdens het opnemen van een Beam Note?

• Een inkomend telefoongesprek of een berichtmelding onderbreekt de opname niet, dus negeer het gewoon of beëindig de oproep.
• Controleer of je toestel de opname automatisch heeft gepauzeerd en klik in dat geval op Hervatten.
• Als je de oproep beantwoordt of van scherm wisselt, stopt de opname wel, omdat de toegang tot de microfoon verloren gaat.
• Om de opname te hervatten, ga je terug naar het Beam Notes-scherm en selecteer je Hervatten.

Om problemen te voorkomen:

• Wanneer er een oproep binnenkomt, klik je op het pictogram Pauzeren op het opnamescherm van Beam Notes. Zodra de oproep beëindigd is, ga je terug naar Beam Notes om je opname te hervatten

OF

• Schakel 'Niet storen' in om inkomende oproepen te blokkeren en onderbrekingen te vermijden.

Wat als ik geen internettoegang heb?

• Geen probleem, want Beam Notes heeft een 'Offline Modus'!
• Klik hier om te zien hoe.
• Belangrijke opmerking: Je moet Beam Notes eerst online bezocht hebben voordat je de Offline Modus kan gebruiken.

Wat als ik mijn internetverbinding verlies tijdens een opname?

• Als je een gesprek opneemt op een plek waarvan je weet dat de internetverbinding er slecht is, raden we aan de offline modus te gebruiken.
• Als de internetverbinding halverwege de opname wegvalt, wordt de audio nog steeds zonder problemen opgenomen. Ga gewoon verder zoals gewoonlijk en klik op 'Opslaan' als je klaar bent.
• Zodra je internetverbinding terug is, wordt alle audio geüpload naar Beam Notes. Het kan zijn dat je telefoon een paar minuten toont dat de Beam Note aan het 'Opslaan' is terwijl de audio wordt geüpload. Dat is normaal.
• Zodra alle audio geüpload is, wordt de samenvatting zoals gewoonlijk gegenereerd zodat je ze kan nakijken.

Heeft het invloed op de opname als je telefoon op stil staat?

• Of je telefoon op stil staat, heeft geen invloed op de opname.

Welke invloed heeft Beam Notes op de batterijduur?

• Beam Notes gebruikt ongeveer 5% batterij per uur opnametijd.
• Als je op één dag meerdere opnames maakt, raden we aan de dag te beginnen met een volle batterij en een lader bij de hand te houden.

Begrijpt Beam Notes accenten en andere talen?

• Beam heeft geen problemen vastgesteld met het begrijpen van wat mensen zeggen. Als de maatschappelijk werker de spreker kan verstaan, kan Beam Notes dat ook.
• We testen dit momenteel verder, maar tot nu toe geldt: wanneer een gesprek in een andere taal wordt gevoerd, transcribeert Beam Notes het in de gesproken taal, maar vertaalt het en maakt het de samenvatting in het Engels.

Gegevensbescherming

Wat gebeurt er met de informatie in Beam Notes? Wordt die gebruikt om AI-modellen te trainen?

• Nee – geen van de gegevens wordt bewaard en geen van de gegevens wordt gebruikt om de modellen te trainen. Beam Notes werkt op een gesloten systeem.
• De informatie wordt verwijderd na een vastgelegde periode, bepaald door je organisatie.

Wat moet ik zeggen als een cliënt vraagt wat er met zijn gegevens gebeurt?

• Neem contact op met je Manager of Project Manager voor specifieke richtlijnen.