Este artículo explica qué hacer si un miembro del equipo no está disponible (por ejemplo, por enfermedad) y un gestor o responsable de proyecto necesita acceder a sus Beam Notes para dar continuidad al trabajo.
Descripción general
Beam Notes se ha diseñado con sólidos controles de privacidad y de propiedad de los datos. Aunque esto significa que las notas no se pueden transferir ni compartir libremente entre usuarios, existen vías admitidas para que los gestores obtengan acceso cuando resulte necesario a nivel operativo.
Este artículo describe:
- Qué es posible y qué no
- Qué deben hacer los gestores
- Cómo puede ayudar el equipo de soporte de Beam
Qué no está admitido actualmente
Actualmente, Beam Notes no admite:
- Transferir la propiedad de Beam Notes entre usuarios
- Varios propietarios en una misma Beam Note
- Compartir URL de Beam Notes entre usuarios que no sean gestores
- Acceso directo entre compañeros a las notas de otro usuario
Opción 1: acceso de solo lectura para gestores (enfoque preferente)
Si eres gestor de línea y necesitas acceder a las notas de un miembro del equipo:
Qué es posible
- Podemos conceder acceso de solo lectura a Beam Notes
- Esto se aplica únicamente a los gestores que ya tienen visibilidad de nivel de gestor en Beam Notes sobre el equipo correspondiente (es decir, Análisis del gestor)
- El acceso es de solo lectura y no cambia la propiedad de la nota
Qué se necesita
- La(s) URL de las Beam Notes:
- Idealmente compartidas directamente por la persona antes de ausentarse, o
- Solicitadas a través del soporte de Beam si la persona no está disponible
- Puede ser necesaria una confirmación interna con el Customer Success Manager de Beam correspondiente antes de conceder el acceso
Cómo solicitarlo
Ponte en contacto con support@beam.org e indica:
- El nombre y la dirección de correo electrónico de la persona cuyas notas se necesitan
- La confirmación de que eres su gestor
- El intervalo de fechas de las notas a las que necesitas acceder
- Cualquier URL de Beam Notes pertinente (si está disponible)
Es importante tener en cuenta que los periodos de conservación siguen aplicándose al compartir Beam Notes; esto significa que las notas caducarán dentro del periodo de conservación del propietario original.
Opción 2: compartir PDF de forma segura (solicitudes de no gestores)
Si no eres el gestor de la persona, pero existe igualmente una necesidad legítima de acceder a la información de sus notas:
- En algunos casos, es posible que podamos exportar los resúmenes como PDF
- Estos se compartirían mediante una entrega segura, cifrada y protegida con contraseña
- Esto se evalúa caso por caso y puede requerir aprobaciones adicionales
Ten en cuenta que esta opción suele utilizarse como alternativa cuando el acceso de gestor no es adecuado o posible.
Qué hará el soporte de Beam
Una vez recibida la solicitud, el equipo de soporte de Beam:
- Revisará la solicitud y confirmará si cumple los requisitos
- Validará el acceso de gestor y las aprobaciones internas si es necesario
- Proporcionará acceso de solo lectura o PDF compartidos de forma segura, según el escenario
- Mantendrá un registro de auditoría claro de qué se ha compartido y con quién
¿Necesitas más ayuda? Ponte en contacto con nosotros por correo electrónico:
- Reino Unido y UE: support@beam.org
- EE. UU.: usa@beam.org
- AU: australia@beam.org
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