Beam Notes overdragen – Helpcentrum

Dit artikel legt uit wat u moet doen als een teamlid niet beschikbaar is (bijvoorbeeld door ziekte) en een manager of projectverantwoordelijke toegang nodig heeft tot diens Beam Notes voor de continuïteit van het werk.

Overzicht

Beam Notes is ontworpen met strikte controles op gegevenseigendom en privacy. Hoewel dit betekent dat notities niet vrij tussen gebruikers kunnen worden overgedragen of gedeeld, zijn er wel ondersteunde manieren waarop managers toegang kunnen krijgen wanneer dit operationeel noodzakelijk is.

Dit artikel beschrijft:

Wat wel en niet mogelijk is
Wat managers moeten doen
Hoe het Beam Support-team kan helpen

Wat momenteel niet ondersteund wordt

Beam Notes ondersteunt momenteel niet:

Het overdragen van eigendom van Beam Notes tussen gebruikers
Meerdere eigenaars van één Beam Note
Het delen van Beam Note-URL's tussen gebruikers die geen managers zijn
Rechtstreekse peer-to-peer-toegang tot de notities van een andere gebruiker

Optie 1: alleen-lezentoegang voor managers (voorkeursaanpak)

Als u rechtstreeks leidinggevende bent en toegang nodig hebt tot de notities van een teamlid:

Wat is mogelijk

We kunnen alleen-lezentoegang tot Beam Notes verlenen
Dit geldt alleen voor managers die al zichtbaarheid op managerniveau hebben in Beam Notes voor het betrokken team (d.w.z. Managementanalyses)
De toegang is alleen-lezen en wijzigt het eigendom van de notitie niet

Wat is vereist

De URL('s) van de Beam Notes:
- Idealiter rechtstreeks gedeeld door de betrokkene voordat die afwezig is, of
- Aangevraagd via Beam Support als de betrokkene niet beschikbaar is
Mogelijk is interne bevestiging vereist met de betrokken Customer Success Manager bij Beam voordat toegang wordt verleend

Hoe vraagt u dit aan

Neem contact op met support@beam.org en vermeld:

De naam en het e-mailadres van de persoon van wie de notities nodig zijn
Een bevestiging dat u zijn of haar manager bent
Het datumbereik van de notities waartoe u toegang nodig hebt
Eventuele relevante Beam Note-URL's (indien beschikbaar)

Het is belangrijk om te weten dat de bewaartermijnen ook gelden bij het delen van Beam Notes. Dit betekent dat de notities vervallen binnen de bewaartermijn van de oorspronkelijke eigenaar.

Optie 2: veilig delen van pdf's (aanvragen door niet-managers)

Als u niet de manager van de betrokkene bent, maar er toch een legitieme noodzaak is om toegang te krijgen tot informatie uit diens notities:

In sommige gevallen kunnen we samenvattingen exporteren als pdf's
Deze worden gedeeld via een veilige, versleutelde en met een wachtwoord beveiligde levering
Dit wordt per geval beoordeeld en kan bijkomende goedkeuringen vereisen

Let op: deze optie wordt doorgaans gebruikt als terugvaloptie wanneer toegang voor managers niet gepast of niet mogelijk is.

Wat Beam Support doet

Zodra een aanvraag is ontvangen, zal het Beam Support-team:

De aanvraag beoordelen en bevestigen of ze in aanmerking komt
De toegang op managerniveau en, indien nodig, de interne goedkeuringen valideren
Alleen-lezentoegang of veilig gedeelde pdf's verstrekken, afhankelijk van de situatie
Een duidelijk auditspoor bijhouden van wat is gedeeld en met wie

Meer hulp nodig? Neem contact met ons op via e-mail: