Wat gebeurt er met verwijderde Beam Notities?

Of een Notitie nu handmatig wordt verwijderd of via geautomatiseerd systeembeleid, Beam behandelt gegevensverwijdering met de focus op compliance en veiligheid binnen de organisatie. Hieronder vind je alles wat je moet weten over hoe verwijderde Notities worden beheerd en wanneer ze kunnen worden hersteld.

---

Hoe Notities worden verwijderd

Handmatig verwijderen

Je kunt een Notitie op elk moment verwijderen als ze niet langer nodig is.

• Werkwijze: Open de Notitie, klik op de drie puntjes (⋮) rechtsboven en selecteer Verwijderen.

• Per ongeluk verwijderd: Als je een Notitie per vergissing verwijdert, kun je contact opnemen met het Beam Support team om herstel aan te vragen, op voorwaarde dat de Notitie zich nog binnen de actieve bewaartermijn van je bedrijf bevindt.

Automatisch bewaarbeleid

De meeste organisaties hanteren een bewaarbeleid om te voldoen aan specifieke vereisten op het vlak van gegevensbescherming en compliance. Dat betekent dat Notities automatisch en definitief uit het systeem worden gewist zodra ze een bepaalde ouderdom bereiken.

• Voorbeeld: Als het beleid van je organisatie op 30 dagen is ingesteld, wordt je Notitie op de 31e dag automatisch verwijderd.

• Mappen: Houd er rekening mee dat een Notitie naar een map verplaatsen geen uitzondering op dit beleid oplevert; ze wordt nog steeds verwijderd zodra de bewaartermijn verstrijkt.

---

Herstel en opvolging

Of een verwijderde Notitie kan worden hersteld, hangt volledig af van de specifieke termijn van je organisatie.

• Binnen de bewaartermijn: Notities kunnen door ons team worden hersteld.

• Buiten de bewaartermijn: Zodra de termijn verstreken is, zijn we verplicht alle bijbehorende gegevens volledig te verwijderen om de privacynormen te handhaven. Op dat moment is de Notitie definitief niet meer herstelbaar.

Om te vermijden dat je onverwacht belangrijke informatie verliest, geeft Beam een visuele waarschuwing. Wanneer een Notitie nog 7–0 dagen verwijderd is van de geplande verwijderdatum, verschijnt er een waarschuwing naast de titel van de Notitie. Gebruik dit venster om essentiële gegevens te kopiëren of te exporteren.

Je bewaartermijn achterhalen

We raden aan contact op te nemen met je PM of Manager om je specifieke limiet te bevestigen. Je kunt ook contact opnemen met Beam Support voor hulp bij het achterhalen van deze instellingen.

Neem contact met ons op via e-mail:

• VK en EU: [e-mail]
• VS: [e-mail]
• AU: [e-mail]