Je Organisatiehiërarchieblad invullen

Deze gids legt stap voor stap uit hoe je je Organisatiehiërarchieblad (het Excel-bestand vind je onderaan deze pagina) invult voor Beam Notes.

Je kunt dit gebruiken of je nu:

• Beam Notes voor het eerst instelt
• Je bestaande configuratie bijwerkt of herstructureert

We raden aan deze gids samen met de bijgeleverde video's te gebruiken, maar alles wat je nodig hebt, staat hieronder beschreven.

---

Waarvoor het blad dient

Het Organisatiehiërarchieblad helpt ons om:

• Je teamstructuur te maken
• Gebruikers aan te maken en toe te wijzen
• Machtigingen en rollen in te stellen
• De toegang tot sjablonen te beheren

Er zijn vier belangrijke tabbladen die je moet invullen:

1. Structuur
2. Gebruikers & Beheerders
3. Rollen
4. Sjablonen

---

📹 Videogids

---

1. Tabblad Structuur (teamhiërarchie)

Hier bepaal je hoe je organisatie is gestructureerd.

Hoe het werkt

Elke rij vertegenwoordigt een relatie tussen:

• Een Team
• Het bijbehorende Bovenliggend team

Beide velden zijn verplicht voor elke rij.

Voorbeeldstructuur

Team	Bovenliggend team
Volwassenen	Sociale zorg
Jeugd	Sociale zorg
Ouderen	Volwassenen
Geestelijke gezondheid	Volwassenen
Regio Oost	Ouderen
Regio West	Ouderen
SEND	Jeugd

Belangrijkste regels

• Elk team moet een bovenliggend team hebben
• De structuur moet van boven → naar beneden lopen
• Werk één tak volledig af voordat je naar de volgende gaat (bv. Volwassenen vóór Jeugd)
• Teamnamen zijn hoofdlettergevoelig
  • Zorg ervoor dat ze exact overeenkomen met hoe ze moeten worden weergegeven

Belangrijke opmerking over de hiërarchie

Toegang loopt naar beneden door.

Bijvoorbeeld:

• Een manager van Volwassenen krijgt automatisch toegang tot:
  • Ouderen
  • Geestelijke gezondheid
  • Alle subteams daaronder

---

2. Tabblad Gebruikers & Beheerders

Hier laat je ons weten wie er in Beam Notes moet worden aangemaakt.

Verplichte velden

Vermeld voor elke gebruiker:

• Voornaam
• Achternaam
• E-mailadres
• Team

Beheerders

Als een gebruiker Team Manager moet zijn, vermeld dan de teams die hij of zij beheert.

Voorbeeld:

Naam	E-mail	Team	Beheerde teams
Sabrina	[e-mail]	Geestelijke gezondheid	Geestelijke gezondheid, Ouderen

Belangrijk om te weten

• Je hoeft alleen het team waartoe ze behoren te vermelden
• Je hoeft het dienstgebied of de directie niet te vermelden
• Beheerders kunnen meerdere teams aansturen
• Als een gebruiker een bovenliggend team beheert, beheert die persoon automatisch alle subteams

---

3. Tabblad Rollen (machtigingen)

Hier ken je extra machtigingen toe.

Beschikbare machtigingen

Gebruikersbeheer

Hiermee kunnen gebruikers:

• Gebruikers aanmaken
• Teams aanmaken
• Rollen opnieuw toewijzen

Team Manager

• Kan hier worden toegewezen als dit nog niet in het vorige tabblad is bepaald
• Je kunt specifieke teams vermelden die ze beheren

Sjablooncentrum

Hiermee kunnen gebruikers:

• Nieuwe sjablonen aanvragen
• Wijzigingen aan bestaande sjablonen aanvragen

Belangrijke opmerking

• Gebruikers met Gebruikersbeheer krijgen automatisch toegang tot het Sjablooncentrum

Voorbeeld

Naam	E-mail	Gebruikersbeheer	Sjablooncentrum
Michael	[e-mail]	❌	✅

---

4. Tabblad Sjablonen (toegangsbeheer)

Hier bepaal je wie elk sjabloon kan gebruiken.

Je kunt toegang op verschillende niveaus toekennen:

• Organisatiebreed
• Directie
• Dienstgebied
• Team
• Subteam
• Individuele gebruikers

Voorbeeld

Sjabloon	Toegangsniveau	Team / gebied
Algemene vergadering	Organisatiebreed	—
Dossiernotitie	Directie	Jeugd
Supervisie	Team	SEND
Beoordeling wilsbekwaamheid	Team	Noord

Meerdere teams toewijzen

Als meerdere teams toegang nodig hebben:

• Dupliceer de rij
• Voeg telkens een ander team toe

Voorbeeld:

Sjabloon	Team
Supervisie	SEND
Supervisie	Geestelijke gezondheid
Supervisie	Ouderen

Tips

• Wees zo specifiek als nodig
• Je kunt zo diep in subteams gaan als je structuur vereist
• Als teams gelijkaardige namen hebben, maak dan duidelijk welk team je bedoelt

---

🚨 Veelgemaakte fouten om te vermijden 🚨

• Missing bovenliggende teams in het tabblad Structuur

• Inconsistente naamgeving (hoofdlettergevoeligheid is belangrijk)

• Beheerders toewijzen zonder de beheerde teams te vermelden

• Vergeten om rijen te dupliceren voor toegang tot meerdere sjablonen

---

💭 Hulp nodig?

Als je ergens niet zeker over bent of wil dat we je blad nakijken voordat je het indient, helpen we je graag verder.

Neem contact met ons op via e-mail:

• VK en EU: [e-mail]
• VS: [e-mail]
• AU: [e-mail]

---