Compilazione del foglio della gerarchia dell'Organizzazione

Questa guida ti spiega come compilare il foglio della gerarchia dell'Organizzazione (trovi il file Excel in fondo a questa pagina) per Beam Notes.

Puoi utilizzarla sia se:

• Stai configurando Beam Notes per la prima volta
• Stai aggiornando o ristrutturando la tua configurazione esistente

Ti consigliamo di utilizzare questa guida insieme ai video forniti, ma tutto ciò che ti serve è riportato di seguito.

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A cosa serve il foglio

Il foglio della gerarchia dell'Organizzazione ci aiuta a:

• Creare la struttura dei tuoi team
• Creare e assegnare gli utenti
• Impostare permessi e ruoli
• Controllare l'accesso ai modelli

Ci sono quattro schede principali da compilare:

1. Struttura
2. Utenti e Manager
3. Ruoli
4. Modelli

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📹 Guida video

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1. Scheda Struttura (gerarchia dei Team)

Qui definisci come è strutturata la tua organizzazione.

Come funziona

Ogni riga rappresenta una relazione tra:

• Un Team
• Il suo Team padre

Entrambi i campi sono obbligatori per ogni riga.

Esempio di struttura

Team	Team padre
Adulti	Servizi sociali
Minori	Servizi sociali
Anziani	Adulti
Salute mentale	Adulti
Area Est	Anziani
Area Ovest	Anziani
SEND	Minori

Regole principali

• Ogni team deve avere un team padre
• La struttura deve procedere dall'alto verso il basso
• Completa un ramo per intero prima di passare al successivo (ad es. Adulti prima di Minori)
• I nomi dei team distinguono maiuscole e minuscole
  • Assicurati che corrispondano esattamente a come devono apparire

Nota importante sulla gerarchia

L'accesso si propaga verso il basso.

Ad esempio:

• Un manager di Adulti avrà automaticamente accesso a:
  • Anziani
  • Salute mentale
  • Qualsiasi sotto-team sottostante

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2. Scheda Utenti e Manager

Qui ci indichi chi deve essere configurato in Beam Notes.

Campi obbligatori

Per ogni utente, indica:

• Nome
• Cognome
• Indirizzo Email
• Team

Manager

Se un utente deve essere un Team Manager, elenca i team che gestisce.

Esempio:

Nome	Email	Team	Team gestiti
Sabrina	[e-mail]	Salute mentale	Salute mentale, Anziani

Cose importanti da sapere

• Devi indicare solo il team di appartenenza
• Non è necessario indicare l'area di servizio o la direzione
• I manager possono supervisionare più team
• Se un utente gestisce un team padre, gestirà automaticamente tutti i sotto-team

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3. Scheda Ruoli (permessi)

Qui assegni i permessi aggiuntivi.

Permessi disponibili

Gestione utenti

Consente agli utenti di:

• Creare utenti
• Creare team
• Riassegnare i ruoli

Team Manager

• Può essere assegnato qui se non è già stato definito nella scheda precedente
• Puoi elencare i team specifici che gestisce

Centro Modelli

Consente agli utenti di:

• Richiedere nuovi modelli
• Richiedere modifiche ai modelli esistenti

Nota importante

• Gli utenti con Gestione utenti otterranno automaticamente l'accesso al Centro Modelli

Esempio

Nome	Email	Gestione utenti	Centro Modelli
Michael	[e-mail]	❌	✅

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4. Scheda Modelli (controllo degli accessi)

Qui controlli chi può utilizzare ciascun modello.

Puoi assegnare l'accesso a diversi livelli:

• Intera organizzazione
• Direzione
• Area di servizio
• Team
• Sotto-team
• Singoli utenti

Esempio

Modello	Livello di accesso	Team / Area
Riunione generale	Intera organizzazione	—
Nota di caso	Direzione	Minori
Supervisione	Team	SEND
Valutazione della capacità mentale	Team	Nord

Assegnare più team

Se più team necessitano dell'accesso:

• Duplica la riga
• Aggiungi ogni volta un team diverso

Esempio:

Modello	Team
Supervisione	SEND
Supervisione	Salute mentale
Supervisione	Anziani

Suggerimenti

• Sii specifico quanto necessario
• Puoi scendere nei sotto-team fino al livello richiesto dalla tua struttura
• Se i team hanno nomi simili, distinguili chiaramente

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🚨 Errori comuni da evitare 🚨

• Missing team padre nella scheda Struttura

• Nomenclatura incoerente (maiuscole e minuscole contano)

• Assegnare manager senza elencare i team gestiti

• Dimenticare di duplicare le righe per l'accesso a più modelli

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