Leiðbeiningar fyrir stjórnendur: Að fylgjast með notkun teymisins

Sem stjórnandi eða kerfisstjóri stofnunar hefur þú fulla stjórn á því hvernig teymið þitt notar Beam Notes. Þessar leiðbeiningar fjalla um hvernig þú fylgist með notkun og stjórnar teymismeðlimum beint.

1. Fylgst með notkun teymisins

Til að sjá hvernig teymið þitt tileinkar sér Beam Notes ferðu í Greiningarmælaborðið.

• Finndu virka notendur: Skoðaðu lista yfir teymismeðlimi og hvenær þeir voru síðast virkir.
• Komdu auga á notkunargloppur: Þú getur síað eftir notendum sem hafa hvorki búið til né breytt nótu síðustu 7 daga.
• Sendu áminningu: Ef einhver er óvirkur skaltu smella á hnappinn „Ýta við“. Kerfið sendir þá vinsamlegan tölvupóst þar sem spurt er hvort viðkomandi þurfi aðstoð við að byrja.
• Athugið: Notendur birtast á þessum lista eingöngu eftir fyrstu innskráningu eða fyrstu nótu sem þeir búa til.

Skýringar:

• Virkur = Hefur búið til Beam Note síðustu 7 daga
• Óvirkur = Hefur aldrei skráð sig inn eða búið til Beam Note
• Innskráður = Hefur skráð sig inn en aldrei búið til Beam Note
• Í dvala = Hefur ekki búið til Beam Note í 4 vikur eða lengur

2. Sjálfsafgreidd teymisstjórnun (Nýtt!)

Frá og með apríl 2026 þarftu ekki lengur að hafa samband við þjónustuver vegna hefðbundinna stjórnunarverkefna. Þú getur stjórnað teyminu þínu í rauntíma á svæðinu Afmörkuð stjórnun.

Ef þetta er virkjað fyrir stofnunina þína geturðu nú beint:

• Bætt við eða boðið nýjum notendum: Veitt nýjum starfsmönnum aðgang samstundis.
• Fjarlægt notendur: Tekið teymismeðlimi út til að losa um leyfi.
• Skipulagt teymi: Flokkað notendur í tiltekin teymi til að fá skýrari skýrslur.
• Úthlutað hlutverkum: Veitt öðrum stjórnanda- eða kerfisstjórahlutverk innan stofnunarinnar þinnar.

3. Að skoða nótur sem teymið deilir

Til að vernda friðhelgi notenda sérðu ekki innihald nótna sjálfkrafa. Ef teymismeðlimur þarf að fá þig til að yfirfara tiltekið uppskrift:

1. Biddu um vefslóð: Láttu notandann deila einkvæmu nótutenglinum með þér.
2. Athugun á heimildum: Þú verður að hafa vöruna „Hafa umsjón með nótum“ virka á prófílnum þínum til að geta opnað tengla sem deilt er með þér.

4. Hvenær á að hafa samband við þjónustuver

Nú þarf aðeins aðkomu þjónustuvers vegna:

• Flókinna sértilvika: Sérsniðinnar skipulagsuppbyggingar.
• Tæknilegra villna: Villuskilaboða sem birtast við sjálfsafgreiddar aðgerðir.
• Umfangsmála: Þarfar á að stjórna notendum utan þinnar tilteknu stofnunar.