Að fylla út stigveldisskjal skipulagsheildar

Þessi leiðarvísir sýnir þér hvernig þú fyllir út stigveldisskjal skipulagsheildarinnar (Excel-skjalið er neðst á þessari síðu) fyrir Beam Notes.

Þú getur notað hann hvort sem þú ert að:

• Setja upp Beam Notes í fyrsta sinn
• Uppfæra eða endurskipuleggja núverandi uppsetningu

Við mælum með að nota þennan leiðarvísi samhliða myndböndunum, en allt sem þú þarft er útlistað hér að neðan.

---

Til hvers skjalið er notað

Stigveldisskjal skipulagsheildarinnar hjálpar okkur að:

• Byggja upp teymisskipulagið þitt
• Stofna og úthluta notendum
• Stilla heimildir og hlutverk
• Stýra aðgangi að sniðmátum

Það eru fjórir lykilflipar sem þarf að fylla út:

1. Uppbygging
2. Notendur & stjórnendur
3. Hlutverk
4. Sniðmát

---

📹 Myndbandsleiðbeiningar

---

1. Flipinn Uppbygging (teymisstigveldi)

Hér skilgreinir þú hvernig skipulagsheildin þín er byggð upp.

Hvernig þetta virkar

Hver lína táknar tengsl á milli:

• Eins teymis
• og yfirteymis þess

Bæði svæðin eru nauðsynleg fyrir hverja línu.

Dæmi um uppbyggingu

Teymi	Yfirteymi
Fullorðnir	Félagsþjónusta
Börn	Félagsþjónusta
Eldri fullorðnir	Fullorðnir
Geðheilbrigði	Fullorðnir
Austursvæði	Eldri fullorðnir
Vestursvæði	Eldri fullorðnir
SEND	Börn

Lykilreglur

• Hvert teymi verður að hafa yfirteymi
• Uppbyggingin á að flæða ofan frá → niður
• Kláraðu eina grein að fullu áður en þú ferð í þá næstu (t.d. Fullorðnir á undan Börnum)
• Teymisheiti eru há- og lágstafanæm
  • Gættu þess að þau séu nákvæmlega eins og þau eiga að birtast

Mikilvægt um stigveldið

Aðgangur flæðir niður á við.

Til dæmis:

• Stjórnandi Fullorðinna fær sjálfkrafa aðgang að:
  • Eldri fullorðnum
  • Geðheilbrigði
  • Öllum undirteymum þar undir

---

2. Flipinn Notendur & stjórnendur

Hér segir þú okkur hverja á að setja upp í Beam Notes.

Nauðsynleg svæði

Fyrir hvern notanda skaltu setja inn:

• Fornafn
• Eftirnafn
• Netfang
• Teymi

Stjórnendur

Ef notandi á að vera teymisstjóri skaltu telja upp teymin sem hann stýrir.

Dæmi:

Nafn	Netfang	Teymi	Teymi í umsjón
Sabrina	[e-mail]	Geðheilbrigði	Geðheilbrigði, Eldri fullorðnir

Það sem gott er að vita

• Þú þarft aðeins að tilgreina teymið sem viðkomandi tilheyrir
• Þú þarft ekki að tilgreina þjónustusvæði eða svið
• Stjórnendur geta haft umsjón með mörgum teymum
• Ef notandi stýrir yfirteymi stýrir hann sjálfkrafa öllum undirteymum

---

3. Flipinn Hlutverk (heimildir)

Hér úthlutar þú viðbótarheimildum.

Heimildir í boði

Notendaumsjón

Gerir notendum kleift að:

• Stofna notendur
• Stofna teymi
• Endurúthluta hlutverkum

Teymisstjóri

• Hægt er að úthluta þessu hér ef það var ekki skilgreint í fyrri flipa
• Þú getur talið upp tiltekin teymi sem viðkomandi stýrir

Sniðmátamiðstöð

Gerir notendum kleift að:

• Óska eftir nýjum sniðmátum
• Óska eftir breytingum á núverandi sniðmátum

Mikilvæg ábending

• Notendur með Notendaumsjón fá sjálfkrafa aðgang að Sniðmátamiðstöð

Dæmi

Nafn	Netfang	Notendaumsjón	Sniðmátamiðstöð
Michael	[e-mail]	❌	✅

---

4. Flipinn Sniðmát (aðgangsstýring)

Hér stýrir þú því hverjir mega nota hvert sniðmát.

Þú getur úthlutað aðgangi á mismunandi stigum:

• Öll skipulagsheildin
• Svið
• Þjónustusvæði
• Teymi
• Undirteymi
• Einstakir notendur

Dæmi

Sniðmát	Aðgangsstig	Teymi / svæði
Almennur fundur	Öll skipulagsheildin	—
Málsnóta	Svið	Börn
Handleiðsla	Teymi	SEND
Mat á hæfi til ákvarðanatöku	Teymi	Norður

Að úthluta mörgum teymum

Ef mörg teymi þurfa aðgang:

• Afritaðu línuna
• Settu inn annað teymi í hvert skipti

Dæmi:

Sniðmát	Teymi
Handleiðsla	SEND
Handleiðsla	Geðheilbrigði
Handleiðsla	Eldri fullorðnir

Ábendingar

• Hafðu upplýsingarnar eins nákvæmar og þörf krefur
• Þú getur farið eins djúpt í undirteymi og uppbyggingin krefst
• Ef teymi bera svipuð heiti skaltu aðgreina þau skýrt

---

🚨 Algeng mistök sem ber að forðast 🚨

• Yfirteymi vantar í flipanum Uppbygging

• Ósamræmi í heitum (há- og lágstafir skipta máli)

• Stjórnendum úthlutað án þess að telja upp teymin í umsjón þeirra

• Gleymt að afrita línur fyrir aðgang margra að sniðmáti

---

💭 Þarftu aðstoð?

Ef þú ert í vafa um eitthvað eða vilt að við förum yfir skjalið þitt áður en þú sendir það inn erum við alltaf tilbúin að aðstoða.

Hafðu samband með því að senda okkur tölvupóst:

• Bretland og ESB: [e-mail]
• Bandaríkin: [e-mail]
• Ástralía: [e-mail]

---