Guía del Gestor: seguimiento de la adopción del equipo

Como Gestor o Admin de la Organización, tienes control total sobre cómo tu equipo usa Beam Notes. Esta guía explica cómo supervisar la participación y gestionar directamente a los miembros de tu equipo.

1. Seguimiento de la adopción del equipo

Para entender cómo está adoptando tu equipo Beam Notes, ve al Panel de Análisis.

• Identifica a los Usuarios activos: consulta una lista de los miembros del equipo y su última fecha de actividad.
• Detecta carencias de uso: puedes filtrar los usuarios que no han creado ni editado una nota en los últimos 7 días.
• Envía un recordatorio: si alguien está inactivo, haz clic en el botón «Recordatorio». El sistema enviará un correo electrónico cordial preguntando si necesita ayuda para empezar.
• Nota: los usuarios aparecen en esta lista solo después de su primer inicio de sesión o de crear su primera nota.

Leyenda:

• Activo = Ha creado una Beam Note en los últimos 7 días
• Inactivo = Nunca ha iniciado sesión ni ha creado una Beam Note
• Con sesión iniciada = Ha iniciado sesión pero nunca ha creado una Beam Note
• Latente = No ha creado una Beam Note desde hace 4 semanas o más

2. Gestión autónoma del equipo (¡Nuevo!)

Desde abril de 2026, ya no necesitas contactar con Soporte para las tareas administrativas habituales. Puedes gestionar tu equipo en tiempo real desde tu área de Gestión por ámbito.

Si está habilitado para tu organización, ahora puedes hacer directamente lo siguiente:

• Añadir o invitar a nuevos usuarios: concede acceso al instante a las nuevas incorporaciones.
• Eliminar usuarios: da de baja a miembros del equipo para liberar licencias.
• Organizar equipos: agrupa a los usuarios en equipos específicos para obtener informes más claros.
• Asignar roles: asciende a otras personas a los roles de Gestor o Admin dentro de tu organización.

3. Ver notas compartidas del equipo

Para proteger la privacidad de los usuarios, de forma predeterminada no puedes ver el contenido de las notas. Si un miembro del equipo necesita que revises una transcripción concreta:

1. Solicita una URL: pide al usuario que comparta contigo el enlace único de la nota.
2. Comprobación de permisos: debes tener el producto «Supervisar notas» habilitado en tu perfil para abrir los enlaces compartidos.

4. Cuándo contactar con Soporte

Ahora solo es necesaria la intervención de Soporte en estos casos:

• Casos límite complejos: estructuras organizativas personalizadas.
• Errores técnicos: recibir mensajes de error durante las acciones de gestión autónoma.
• Problemas de ámbito: necesitar gestionar usuarios fuera de tu organización específica.