Esta guía te explica cómo completar tu hoja de jerarquía de la organización (encontrarás el archivo de Excel al final de esta página) para Beam Notes.
Puedes utilizarla tanto si:
- Estás configurando Beam Notes por primera vez
- Estás actualizando o reestructurando tu configuración actual
Te recomendamos usar esta guía junto con los vídeos proporcionados, pero todo lo que necesitas se explica a continuación.
Para qué se utiliza la hoja
La hoja de jerarquía de la organización nos ayuda a:
- Crear la estructura de tus equipos
- Crear y asignar usuarios
- Establecer permisos y roles
- Controlar el acceso a las plantillas
Hay cuatro pestañas clave que debes completar:
- Estructura
- Usuarios y gestores
- Roles
- Plantillas
📹 Guía en vídeo
1. Pestaña Estructura (jerarquía de equipos)
Aquí defines cómo está estructurada tu organización.
Cómo funciona
Cada fila representa una relación entre:
- Un Equipo
- Su Equipo principal
Ambos campos son obligatorios en todas las filas.
Ejemplo de estructura
| Equipo | Equipo principal |
|---|---|
| Adultos | Atención social |
| Infancia | Atención social |
| Personas mayores | Adultos |
| Salud mental | Adultos |
| Localidad Este | Personas mayores |
| Localidad Oeste | Personas mayores |
| SEND | Infancia |
Reglas clave
- Todos los equipos deben tener un equipo principal
- La estructura debe fluir de arriba → abajo
- Completa una rama por entero antes de pasar a la siguiente (p. ej. Adultos antes que Infancia)
-
Los nombres de equipo distinguen entre mayúsculas y minúsculas
- Asegúrate de que coinciden exactamente con la forma en que deben aparecer
Nota importante sobre la jerarquía
El acceso fluye hacia abajo.
Por ejemplo:
- Un gestor de Adultos tendrá acceso automáticamente a:
- Personas mayores
- Salud mental
- Cualquier subequipo por debajo de estos
2. Pestaña Usuarios y gestores
Aquí nos indicas quién debe configurarse en Beam Notes.
Campos obligatorios
Para cada usuario, incluye:
- Nombre
- Apellido
- Dirección de correo electrónico
- Equipo
Gestores
Si un usuario debe ser Gestor de equipo, indica los equipos que gestiona.
Ejemplo:
| Nombre | Correo electrónico | Equipo | Equipos gestionados |
|---|---|---|---|
| Sabrina | sabrina@email.com | Salud mental | Salud mental, Personas mayores |
Aspectos clave que debes saber
- Solo necesitas indicar el equipo al que pertenecen
- No es necesario incluir el área de servicio ni la dirección
- Los gestores pueden supervisar varios equipos
- Si un usuario gestiona un equipo principal, gestionará automáticamente todos los subequipos
3. Pestaña Roles (permisos)
Aquí asignas permisos adicionales.
Permisos disponibles
Gestión de usuarios
Permite a los usuarios:
- Crear usuarios
- Crear equipos
- Reasignar roles
Gestor de equipo
- Se puede asignar aquí si no se ha definido ya en la pestaña anterior
- Puedes indicar los equipos concretos que gestiona
Centro de plantillas
Permite a los usuarios:
- Solicitar nuevas plantillas
- Solicitar cambios en plantillas existentes
Nota importante
- Los usuarios con Gestión de usuarios obtendrán automáticamente acceso al Centro de plantillas
Ejemplo
| Nombre | Correo electrónico | Gestión de usuarios | Centro de plantillas |
|---|---|---|---|
| Michael | michael@email.com | ❌ | ✅ |
4. Pestaña Plantillas (control de acceso)
Aquí controlas quién puede utilizar cada plantilla.
Puedes asignar el acceso en distintos niveles:
- Toda la organización
- Dirección
- Área de servicio
- Equipo
- Subequipo
- Usuarios concretos
Ejemplo
| Plantilla | Nivel de acceso | Equipo / Área |
|---|---|---|
| Reunión general | Toda la organización | — |
| Nota de caso | Dirección | Infancia |
| Supervisión | Equipo | SEND |
| Evaluación de capacidad mental | Equipo | Norte |
Asignar varios equipos
Si varios equipos necesitan acceso:
- Duplica la fila
- Añade un equipo distinto cada vez
Ejemplo:
| Plantilla | Equipo |
|---|---|
| Supervisión | SEND |
| Supervisión | Salud mental |
| Supervisión | Personas mayores |
Consejos
- Sé tan específico como sea necesario
- Puedes profundizar en los subequipos tanto como requiera tu estructura
- Si algunos equipos tienen nombres parecidos, distínguelos con claridad
🚨 Errores habituales que debes evitar 🚨
Missing equipos principales en la pestaña Estructura
Nomenclatura incoherente (las mayúsculas y minúsculas importan)
Asignar gestores sin indicar los equipos gestionados
Olvidar duplicar filas para dar acceso a varias plantillas
💭 ¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas sobre cualquier punto o quieres que revisemos tu hoja antes de enviarla, estaremos encantados de ayudarte.
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- Reino Unido y UE: support@beam.org
- EE. UU.: usa@beam.org
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